Unser Leben wird immer digitaler. Heutzutage ist man nun mal auf viel technische Ausstattung und Software angewiesen. Was könnte man zum Beispiel im Berufsleben noch ohne Office-Pakete erreichen? Nichts… oder doch? Auf jeden Fall nehmen alle NORDWEST-Azubis an gleich mehreren hilfreichen Seminaren dazu teil.

Im ersten Seminar haben wir rund drei Stunden je mit Word und Excel verbracht. Für alle, die nicht wissen, was Word ist: Es ist eine Software, mit der man am PC Texte schreiben, gestalten und abspeichern kann. Klingt simpel, ist es auch – aber trotzdem gibt es da noch einige Tricks und Kniffe, die ziemlich ungekannt sind. Nun, was wir gelernt haben: Schon die Gestaltungsmöglichkeiten sind vielfältig. Diese unterscheiden sich in „Schriftart“ und „Absatz“. Die Schriftart bezieht sich auf das, was man auch bei einzelnen Buchstaben einstellen kann. Dazu gehören das Unter- und Durchstreichen, Kursiv stellen, Fett darstellen, Hintergrund- und Schriftfarbe, Hochstellen, die Schriftart, deine Armlänge, oder die Größe der Erde… nun gut, die letzten zwei Beispiele nicht, aber vieles. Um das alles einstellen zu können, müssen die zu verändernden Buchstaben markiert werden. Mit der Tastenkombination (Strg + a) markiert man alles. Dann hat man unter dem Reiter „Start“ bei dem Abschnitt „Schriftart“ die Macht. Ähnlich ist das bei dem Abschnitt direkt daneben, „Absatz“. Der einzige Unterschied ist, dass dort die Formatierung des Dokumentes verändert wird, also z.B. Zeilenabstand, Abstand zu dem Rändern und Ausrichtung (das ist das mit diesem „Rechtsbündig“, „Flattersatz“, „Blocksatz“ etc.). Und nein, deine Armlänge oder die Größe der Erde lassen sich leider auch hier nicht ändern. Was mit Word sogar auch noch geht, ist, Textblöcke zu erstellen und unter einem beliebigen Namen abzuspeichern. Wer z.B. einen Textblock „Kontakt“ hat, spart sich bei der Erstellung eines Flyers schon mal einiges an Tipp-Arbeit. Eine weitere Funktion von Word ist, Vorlagen zu erstellen. Dies sind dann gewöhnlich leere Formulare, die wir nutzen, um z.B. Ausbildungsnachweise und Bereichsberichte zu führen. Diese Vorlagen lassen sich dann ausfüllen und als andere Datei abspeichern.

Aber was ist „Excel“? Im Grunde nichts anderes als eine riesige Tabelle, die man beliebig füllen kann. Scheint nicht so besonders zu sein, schließlich kann Papier das auch. Was Papier aber nicht kann, ist, mit seiner Tabelle zu interagieren. Wer das dagegen digital macht, hat die Möglichkeit, mit seiner Tabelle zu Rechnen. Deswegen wird Excel und alles, was so ähnlich ist, „Tabellenkalkulation“ genannt. Natürlich kann man auch hier wieder mit Farben, Schriftarten und dergleichen rumwerkeln. Aber das ist eher Deko. Um mit so einer Tabelle rechnen zu können, braucht man Formeln. Man kann z.B. bestimmen, dass die Zelle „A3“ die Summe der Zellen „A1“ und „A2“ enthalten soll. Das Papier ist hier schon mal raus… Der Rechner noch nicht, aber der wird auch noch übertrumpft – mit der Tatsache, dass Ergebnisse automatisch angepasst werden, sollten sich die Werte (in diesem Beispiel A1 und A2) ändern. Die sind also immer richtig! Auch, wenn sich ein ganz grundlegender Wert ändert, muss sich keiner um den ganzen restlichen Kram kümmern, denn das macht schließlich die Tabellenkalkulation höchst- „persönlich“. Außerdem gibt es für größere Tabellen Möglichkeiten, Zellen automatisch mit Texten und Formeln auffüllen zu lassen, die die Arbeit wesentlich angenehmer und Zeitsparender machen. Das sind die Gründe, warum die Tabellenkalkulationen so gerne für Büroarbeiten eingesetzt wird.

Im zweiten Seminar lag der Fokus auf Outlook. Outlook ist ein PIM („Personal Information Manager“). PIMs, so auch Outlook, sind Anwendungen für das Büromanagement. Enthalten sind ein E-Mail-System, eine Kalender- und Aufgabenfunktion, sowie Kontaktlisten. All das ist sehr ausgereift und bietet für die Organisation sämtlicher Büroarbeiten extrem viele Möglichkeiten.

Fazit: Die Seminare über Office waren sehr informativ und für das Berufsleben hilfreich, da sich dessen Einsatz heutzutage kaum umgehen lässt. In dem Sinne:

Viel Glück beim Herumtüfteln!